구글 시트 사용법

구글 스프레드 시트를 협업 툴로만
알고 있었다면 꼭 알아야 하는 꿀 기능

아마도 많은 분들이 주로 ‘공유나 협업 기능’이 필요해서 구글 스프레드 시트를 사용하고 계실 겁니다. 그리고 구글 스프레드 시트를 그저 엑셀의 온라인 버전 즈음으로만 생각하고 계실 텐데요.

하지만, 팬데믹 이후로 시간과 장소에 구애 받지 않는 온라인 업무 환경이 보편화되면서 개인 PC에서만 사용 및 열람할 수 있는 엑셀과 달리 클라우드 플랫폼으로 개발된 구글 스프레드 시트 사용이 폭발적으로 증가하였습니다.
특히, 온라인과 공동작업에 거부감이 없는 MZ세대에게 있어 구글 스프레드 시트는 엑셀을 대신해줄 필수 업무 도구가되었습니다.

그런데도 구글 스프레드 시트를 엑셀 대용으로만 사용하고 있다면 여러분은 구글 스프레드 시트를 10분의 1도 활용하지 못하고 있는 겁니다.

그렇다면 이번 기회에 좀 더 구글 스프레드 시트가 어떻게, 어떤 분야에서, 어디까지 사용할 수 있는지 자세하게 알아볼까요?

1. 효율 끝판왕 실시간 업무 협업 도구, 구글 스프레드 시트

실시간 협업 도구라면 갖춰야 할 네가지 조건이 있습니다.
여러분들이 현재 사용하고 있는 업무 협업 도구가 있다면 다음에 나열한 필수기능을 가지고 있는지 체크해보세요. 구글 스프레드 시트가 얼마나 유용한 협업도구인지 느끼실 수 있을 겁니다.

1) 협업의 기본 ‘공유 기능’

협업 도구의 조건으로 가장 우선시 되는 것은 사용자별로 해당 파일에 대한 접근 구너한을 관리하는 ‘공유 기능’ 입니다. 이외에 구글 스프레드 시트에서는 ‘구글 드라이브 내 사용자(내부사용자)’와 ‘인터넷 상의 모든 사용자(외부상용자)’에게 다양한 방식으로 자료를 공유할 수 있는 기능을 제공합니다.

- 사용자별 공유권한 설정
- 파일 및 폴더의 소유권 관리
- 다운로드/인쇄/복사권한 설정
- 웹페이지로 만들어 QR코드로 공유 또는 다른 사이트내에 삽입하기
- PDF, CSV, XLSX 등의 특정문서 형식으로 다운로드 공유
- 공유 파일 관리기능 : 내가 공유한 문서, 나와 공유된 문서, 내가 특정인에게 공유하거나 특정인이 나에게 공유한 문서, 특정계정에서 엑세스 할수 있는 파일
- 오프라인으로 작업

2) 원활한 소통을 위한 ‘커뮤니케이션 기능’

특정 프로그램이 협업 도구로 사용되기 위해서는 공동 작업자들 간의 원활한 소통을 가능하게 하는 다양한 커뮤니케이션 기능을 제공해야 합니다.
모두가 실시간으로 공동 작업을 할 때도 있지만 각자의 업무 스케줄이나 근무 장소에 따라 시차를 두고 원격 업무를 진행하는 경우도 있기 때문입니다.
구글 스프레드 시트에서는 사람을 중심으로 하는 ‘공동 작업자 간의 커뮤니케이션’과 업무에 중심을 둔 ‘업무진행을 관리하는 커뮤니케이션’ 기능을 제공합니다.

- 현재 접속한 사람은 뭐하고 있을까? 공동작업자가 잠깐 자리를 비웠거나 다른작업을 하고있진 않는지.확인 가능
- 구글시트 화면 내에서 실시간 채팅 하기
- 구글시트 화면을 공유하면서 화상회의 하기
- 구글시트 내에서 이메일,캘린더,할일목록 작성하기
- 댓글로 업무할당 및 업무기록 확인하기
- 동적이메일 기능으로 실시간 업무확인 및 피드백

3) 업무에 대한 내용을 추적 및 관리할 수 있는 ‘히스토리 관리 기능’

- 파일 변경이력 확인하기
- 파일을 원하는 시점으로 되돌리기
- 셀단위로 누가, 언제, 어떻게 데이터를 변경했는지 확인하기
- 데이터 변경내역을 자동 이메일로 받아보기

4) 운영체제나 기기에 종속되지 않는 환경

기본적으로 업무 협업은 시간과 장소에 구애 받지 않고, 다양한 OS 및 기기에서 모두 사용이 가능해야 합니다.
구글 스프레드 시트는 PC, 스마트폰의 모든 OS 및 기기에서 사용할 수 있으며 확장 프로그램인 앱시트(AppSheet)가 연동되면서 시트를 모바일 앱으로 만들어 내 스마트폰에 직접 설치해 사용할 수도 있습니다.

2. 함수 사용이 여전히 어렵다면, 구글의 인공지능에게 물어보세요.

구글(Google)하면 떠오르는 키워드 중 하나가 인공지능 바둑 프로그램인 ‘알파고(AlphaGo)’일 정도로 구글은 AI분야에서 최고의 기술을 가지고 있습니다. 구글 스프레드 시트에서도 이러한 AI 기능을 활용할 수 있다는 것. 알고 계셨나요?

위의 복잡한 함수 구성은 고급 사용자가 만든 것이 아니라 구글 스프레드 시트의 인공지능이 자동으로 만들어 준 함수입니다.
단순하게 원하는 결과값을 수기로 몇번 입력하면 구글 스프레드 시트는 해당 데이터의 패턴을 인식하여 필요한 함수를 만들어줍니다.

인공지능에 의한 자동 함수 생성은 단순히 문자 추출이나 변경에 그치는 것이 아니라 일정한 패턴이 있는 모든 경우에 적용됩니다.
심지어 다른 시트에서 조건에 맞는 데이터를 찾아 반환하는 VLOOKUP 함수 구문도 자동 생성되기 떄문에 아직 함수가 어려운 초보 사용자에게도 유용합니다.

뿐만 아니라 구글 스프레드 시트에서는 ‘데이터 정리 제안사항’이나 ‘열통계, ‘탐색’같은 기능을 사용하여 손쉽게 데이터를 정리할 수 있으며, 피벗 테이블이나 차트를 자동으로 생성하고 데이터를 분석해줍니다.

확장 프로그램인 앱시트(AppSheet)에서는 더 나아가, '자연어 인식(Natural Language Processing)', 'OCR 비전 인식', 머신러닝(ML) 기능을 통한 '예측모델(Predictive Models)'까지 사용할 수 있답니다.

이 모든 걸 직접 개발해서 사용하겠다구요? 물론 글로벌 대기업이라면 충분히 가능할 겁니다. 하지만 지금은 제공되는 플랫폼을 어떻게 효율적으로 활용하는 지가 중요한 시대가 되었습니다. 즉, 개발이 아니라 어떤 플랫폼, 도구를 가지고 그 사용법을 먼저 아는 조직과 사람이 경쟁력을 가지게 되었다는 것이죠.

3. RPA(Robotic Process Automaion) 활용하고 워라밸 되찾기

최근 들어 ICT관련 업계에서는 RPA라는 용어를 자주 접하게 됩니다. 로보틱 처리 자동화(RPA)는 사람이 하던 단순하고 반복적인 작업을 로봇이 대신하는 솔루션으로, 업무를 자동화 하는 과정이 RPA의 핵심입니다.

특히, 회계나 인사, 생산관리, 사무관리분야에서 대량으로 단순, 반복적으로 하는 업무에 가장 효과적이라고 할 수 있는데요, 바로 이러한 부분을 구글 스프레드 시트를 기반으로 앱시트, 앱스스크립트를 사용해 얼마든지 자동화할 수 있다는 것. 알고 계셨나요?

그런데, 우리는 이렇게 데이터를 처리하고 자동화 하는 것을 RPA 이외에 디지털 전환/트랜스포메이션(Digital Transformation), 데이터 분석(Data Analysis), 데이터 리터러시(Data Literacy), 데이터 시각화(Data Visualization) 등 다양한 마케팅 용어로도 부르고 있답니다.
결국은 스프레드시트에서 함수를 사용해 계산을 편하게 한다거나 피벗테이블을 사용하는 것 역시 RPA에 속한다는 것이죠.

구글 스프레드 시트를 사용하는 클라우드 기반의 업무환경에서는 이런 문제를 해결하기 위해 모두가 코딩을 배우고 개발할 필요 없이 그저 플랫폼에서 제공되는 도구를 사용할 줄 알면 됩니다. 구글시트를 기반으로 내 몸에 맞는 유연한 업무환경을 직접 만들어 보세요.
내가 생각하는 데이터의 실시간 취합부터 업무 자동화 및 데이터 분석, 시각화까지 필요한 모든것을 만들 수 있습니다.

구글 스프레드 시트를 기반으로 RPA 업무자동화를 구현하기 위해 필요한 기능은 크게 4가지 입니다.

1) 다양한 데이터 형식의 지원

구글 스프레드 시트의 확장 프로그램인 ‘앱시트(AppSheet)’를 활용하면 사진을 찍어 바로 입력하거나 서명 또는 사용자가 데이터를 입력한 시간과 위치까지 자동으로 구글 스프레드 시트에 입력됩니다.

2) 실시간 협업

자동화를 위한 함수까지 활용하면 더 유연한 협업환경을 구성할 수 있습니다.

Q. 하나의 구글 스프레드 시트에서 공동작업하는 것이 아니라 여러 개의 파일을 실시간으로 연결해야 한다면?
IMPORTRANGE 함수를 사용해 수많은 파일을 실시간으로 연결하여 작업할 수 있습니다. 구글 시트 사용자라면 무조건 알아야 할 필수함수죠. 여기에 조건검색 함수와 같이 사용한다면 원하는 모둔 구글 스프레드 시트를 연결할 수 있습니다.

Q. 외부에서도 실시간 협업을 해야 한다면?
구글 스프레드 시트는 앱으로도 제공되기 때문에 스마트폰이나 태블릿에서도 사용이 가능합니다. 그런데, 작은 화면에 스프레드 시트 데이터를 입력하기는 번거롭겠죠? 그렇다면 앱시트를 사용해 구글 스프레드 시트를 모바일 앱으로 만들어 사용하면 됩니다.

3) 조건에 따른 데이터 처리 자동화

Q. 원하는 조건에 맞게 데이터를 처리하고 자동화하고 싶다면?
VLOOKUP함수, FLITER 함수, 조건검색과 계산의 끝판왕인 QUERY함수, 자동으로 반복적용시켜주는 ARRAYFORMULA 함수만 사용할 수 있으면 됩니다.

4) 정보 공유 및 시각화 기능

시각화의 목적으은 데이터 기반으로 하는 의사결정입니다.
좁게는 개인의 업무, 넓게는 팀이나 조직의 의사결정에 필요한 데이터를 필요한 사람에게 전달하고 쉽게 인지할 수 있도록 구성하는 것이 시각화의 가장 중요한 포인트입니다.

구글 스프레드 시트로는 실시간으로 연결된 대시보드를 구성할 수 있습니다. 데이터 스튜디오를 사용한다거나 앱시트를 활용하면 스마트폰에서도 시각화 작업을 할 수 있습니다.

메인 대시보드는 ‘구글 스프레드 시트’로!
구글 시트의 장점인 셀 단위 구성을 활용해 하나의 화면 안에 많은 정보를 넣을 수 있습니다.
차트와 표 외에도 ‘조건부 서식을 이용한 신호등 시스템’, ‘문자열 조합을 이용한 메시지 구성’등을 통해 기획한 모든 사항들을 실시간으로 표현할 수 있습니다.

또한, 백그라운드에서 여러 개의 구글 스프레드 시트를 거쳐 가공된 데이터도 실시간으로 업데이트되어 대시보드에 반영됩니다.

맞춤 보고서용 대시보드는 ‘데이터 스튜디오’로!
데이터 스튜디오는 구글에서 만든 데이터 시각화 도구로, 여러 개의 페이지를 설정하여 세부적인 대시보드를 구성할 수 있습니다.
구글 시트를 데이터 소스로 연결하기만 하면 파워포인트처럼 화면을 편집하기 쉽고, 다양한 컨트롤 패널을 추가하여 대화형 대시보드(Interactive Dashboard)를 쉽게 구성할 수 있습니다.

또한, 이메일 전송 예약 기능이 있어 대시보들르 보고서 형식으로 구성해두면 설정한 시간에 규칙적으로 PDF보고서르르 생성하여 자동 발송할 수 있습니다.
로딩 속도가 구글 스프레드 시트에 비해 상대적으로 느리고, 실시간이 아니라 15분 가격으로 업데이트 되기 때문에 모니터링 용도보다는 필요할 때마다 원하는 조건에 대한 데이터를 확인하거나 자동 보고서 발송 용으로 사용하는 것이 좋습니다.

모바일 환경에서의 대시보드는 ‘앱시트’로!
앱시트 자체가 모바일 앱을 위한 구글 스프레드 시트의 확장 프로그램인 만큼, 구글 스프레드 시트나 데이터 스튜디오가 PC처럼 큰 화면에 맞춰진 반면, 앱시트는 스마트폰이나 태블릿 등 모바일 환경에 적용하기 좋게 구성되어 있습니다. 특히 구글 스프레드 시트의 데이터를 ‘읽기 모드’로 구성하면 데이터가 반영되는 속도가 굉장히 빨라집니다.

또한, 앱스 스크립트 작업 없이도 여러 가지 자동화 기능을 추가할 수 있어 데이터 스튜디오처럼 대화형 대시보드를 구성할 수도 있습니다.

이렇듯 공간과 시간의 제약이 없어진 클라우드 업무 환경에 있어 구글 스프레드 시트는 단순 스프레드 시트를 넘어 앱시트를 통한 모바일 앱 제작, 앱스스크립트를 통한 자동화, 구글 빅쿼리에 연결하여 수십억개에 달하는 데이터 행을 분석하는 등 많은 기능을 제공하는 도구가 됩니다.

이러한 구글 스프레드 시트를 업무에 활용함에 있어 가장 기본이 되고 핵심적인 내용을 담은 강의, ‘한 번에 끝내는 구글 스프레드 시트’를 만나보세요! 특정 분야가 아닌, 경영기획 및 조직관리자 입장에서 ERP를 대체할 정도의 시스템을 만들어 본 강사님의 경험이 담겨있다는 점에서 여러분의 업무 능력을 한 단계 발전하는데 도움이 될 것입니다.

지금 패캐머들이 읽고있는 BEST 아티클이 궁금하다면

업무생산성 아티클 더 보러가기 👉