영어메일

[필독] 비즈니스 영어메일 작성법

#비즈니스 영어메일 #생활영어 #메일 작성법


비즈니스 영어 이메일에는 제목, 서두, 인사, 소개, 목적, 요청, 질문 이렇게 큰 맥락으로 나눌 수 있는데요.

사실 이렇게 나누는 것보다 비즈니스 영어 메일에서 중요한 점은 간단명료 입니다. 이유는 사람들이 영어 메일 읽는 것에 많은 시간을 쏟고 싶어 하지 않기 때문인데요.

이것은 반대로 생각하면 영어 메일 쓰기에 많은 시간을 투자하고 싶지 않다는 의미가 되기도 합니다. 그래서 이번 포스팅에서는 자주 쓰이는 패턴으로 여러분들의 시간을 아껴드리도록 하겠습니다.


비즈니스 영어 메일 제목

내용에 직결되는 제목을 짓거나, 상대방과 이미 거래 중이라면 내용에 직결되는 제목 앞에 계약번호를 넣어주는 것이 좋습니다.

ex) [PO No.123] Request for the delayed document.

참고로 제목에 free란 단어를 넣으면 스팸으로 간주하기 때문에 넣지 않는 것이 좋습니다.

비즈니스 영어메일 첫 인사(서두)

Dear ~, 혹은 Dearest ~,
이렇게 쓰는 것이 일반적이며, To ~ 표현은 무례한 표현이니 비즈니스 영어에서는 피하는 것이 좋습니다.


그리고 담당자가 누군지 모를 경우 To whom it may concern 이렇게 쓰는 경우도 있는데, 이것도 스팸 메일로 보일 가능성이 크므로 가급적 사용을 피하는 것이 좋습니다.


대신에 담당자를 모르겠다면 Dear Sir or Madam이 적절하겠습니다. 만약에 이름을 안다면 첫인사에서는 가급적이면 Dear Mr./Ms. + 풀네임을 쓰거나, Family name을 써줍니다.


이후에는 편하게 Hello, Edwin 이런식으로만 써도 무방하고, 이마저도 귀찮으면 그냥 인사말을 생략해버릴 수도 있습니다.

소개

1. This is oo(작성자명) from oo(회사명)
2. This is oo(작성자명) with the ~ department at Bangkuseok Co., Ltd.
3. I'm responsible for ~/ I'm in charge of ~
** 저는 ~로부터 귀하를 소개받았습니다 : I was referred to you by ~

목적

1. I'm writing to ~ / I'm contacting you to ~
2. I'm emailing you about(regarding, concerning) ~
3. I'm sending this email to ~

답장을 보낼 때

상대방으로부터 편지를 받고 답장을 보낼 때는 상대방으로부터 편지를 받았음을 명시해 주는 것이 좋습니다. 이와 관련된 패턴은 아래와 같습니다.


<귀하께서 2022년 6월 14일에 보내주신 메일과 관련하여>

1. With reference to your letter dated Jun. 14, 2022, ~
2. As for your letter dated Jun. 14, 2022, ~
3. Thank you for your fax dated Jun. 14, 2022. 6월 14일 날짜의 팩스 잘 받았습니다.

고지

<~를 알려드리게 되어 기쁩니다>


1. I'm pleased to inform you that s + v
2. I'm glad to notify that s + v

요청과 질문

1. I'd be grateful if you ~
2. It would be really appreciated if you would ~
3. Would you give me more further information on ~ ?
4. Sorry, but we can't clearly understand what you mean by oo(이해 못한것). Could you please clarify ~
> 이 표현은 상대방이 의도하는 바를 이해하지 못했을 경우 사용될 수 있습니다.

감사 인사

1. Thank you for your prompt reply
2. I appreciate you for ~
3. Thank you for your help in this matter.
4. Thank you for all your assistance (in 상황)
5. Thank you (again) for everything you've done.

추후 책임이 없음을 표현

1. We cannot take responsibility.
2. We cannot be responsible for ~

답장을 촉구할 때

1. We are waiting for your reply to our e-mail dated June 14.
2. We would like you to send us your reply to our letter dated July 14 at your earliest convenience.

서류를 첨부할 때

1. We are enclosing ~
2. The copy of oo is enclosed herewith.

마무리 멘트

1. Please don't hesitate to contact us if you have any questions.
2. Please feel free to contact us if you have any questions.
3. Please email me back at your convenience.
4. Please call me at 전화번호 / Email me at 이메일 주소

끝인사

1. Best regards,
2. Sincerely,
3. Sincerely yours,

주어 "I"를 쓸 것인가 "we"를 쓸 것인가?

통상적으로 비즈니스 영어메일에서는 I 보다는 We를 써주는 것이 바람직합니다.

하지만 계속 서신을 주고받는 상황이라면 주어 I를 써도 무방합니다. 오히려 상대방이 I 라고 표현하고 있는데 계속 we를 쓰면 다소 거리감을 불러일으킬 수도 있습니다.

여기까지 비즈니스 영어 메일 쓰는 법과 패턴에 대해 알아봤습니다.

출처
방구석 유학파님의 브런치 글을 동의하에 업데이트 하였습니다.
비즈니스영어메일 작성법 및 패턴양식


이 글과 연관된 주제의 추천 강의