보고서작성법

보고서 스트레스 이제 그만! 문서의 신에게 배우는 직장인 보고서 작성법

"오늘도 보고서 쓰다가 하루가 다 갔네..."

직장인 중에 보고서 스트레스 안 받는 사람이 과연 있을까요? 직장 생활은 보고서로 시작해서 보고서로 끝난다고 해도 과언이 아닙니다. 보고서 내용 뿐 아니라 보고서의 까다로운 서식과 형식을 어떻게 맞춰야 할지 조차 감이 안오는 경우도 다반사입니다. 이렇게 보고서를 쓰다 보면 실제 업무시간은 너무 부족해지죠.

실제 사람인에서 직장인 1,227명을 대상으로 진행한 설문조사에 따르면 직장인의 70% 가량이 보고서 스트레스가 심하다고 응답했습니다. 기획보고서, 회의보고서, 상황보고서, 외부에 보내는 제안서나 공문, 결과보고서까지 직장인 업무의 3분의 1 가량이 문서 작성과 관련되어 있기 때문이죠.

그런데 가끔 업무를 하다보면 보고서 작성을 어렵지 않게 해내는 동료를 만나고는 합니다. 보고서 작성에 큰 노력을 기울이지도 않으면서, 퀄리티도 나쁘지 않아 한번에 통과되는 능력자들이죠.

그 능력자들의 비결은 '보고서의 정답'을 알고 있다는 점입니다. 보고서는 자서전이나 일기와 달리 루틴routine한 글쓰기이므로 분명한 정답이 있습니다. 보고서 작성법 패턴에 맞춰 쓰면 누구나 수준 이상의 보고서를 작성할 수 있습니다.
이 글에서는 여러분의 보고서 고민을 해결해줄, 보고서의 가장 핵심적인 보고서 작성법 패턴 6가지를 먼저 소개하겠습니다.

한 번에 통과되는 보고서 작성법 6가지

1. 커스터마이징 : 의사결정권자 중심으로 써라

커스터마이징이 보고서 작성법 중에서 가장 중요한 첫 번째 원칙입니다. 비즈니스에서 사용되는 보고서의 주된 목적은 의사결정권자의 현명한 판단을 돕는 것입니다. 시와 소설, 수필 등과 다르게 명확한 독자가 있는 것이 특징입니다.

따라서 보고서는 쓰는 사람 중심이 아니라 읽는 사람 중심이 되어야 합니다. 보고서를 쓰는 사람이 편하게끔 일한 순서대로 작성하는 것이 아니라 보고서를 읽는 사람이 편하게끔 결과부터 서술되어야 합니다. 결국 의사결정권자의 니즈에 맞춰 보고서의 내용과 구성, 심지어 단어, 문장, 표현까지도 달라져야 합니다.

2. 핵심 요약 : 짧을수록 좋다

보고서가 짧을수록 좋다니 상식을 깨는 내용인가요? 하지만 이는 꽤나 오래된 개념입니다. 「The One Page Proposal」 (한 장짜리 제안서)라는 책이 베스트셀러에 오른지 벌써 20년이 됐죠.

보고서가 짧을수록 좋은 이유는 의사결정에 드는 시간을 아끼기 위해서입니다. 빠르게 변화하는 비즈니스 세계에서 의사결정 시간을 아끼는 것은 기업의 생존에 있어 매우 중요한 문제입니다. 실제로 윈스턴 처칠도 제2차 세계대전이 눈앞에 닥치자 보고서를 핵심만 짧게 쓰라는 편지를 내각 구성원에게 전달했었죠.

보고서가 담아야 하는 핵심은 용건과 이유, 그리고 근거입니다. 용건은 보고서가 전달하고자 하는 핵심 주장입니다. 이유와 근거는 그 주장을 뒷받침하죠. 이러한 핵심을 명확히 표현하기 위해 불필요한 수식은 제거하는 것이 필요합니다. 때로는 도식이나 도형으로 문장을 대체하는 게 효율적일 때도 있습니다.

3. 두괄식 : 건조하더라도 명확한 것이 좋다

비즈니스 보고서는 앞서 언급한 핵심(용건, 이유 및 근거)을 제일 먼저 서술해야 합니다. 흔히 이야기하는 두괄식 구성이 보다 효율적이죠. 비즈니스 세계에서 시간은 금이기 때문입니다. 일이 밀려오는 상황에서 보고서를 읽고 바로 핵심을 파악할 수 있어야 빠르게 판단을 내릴 수 있습니다. 결국 건조하더라도 명확한 두괄식 보고서가 효율적인 것입니다.

이러한 두괄식 구성은 앞서 말씀드린 커스터마이징과도 연결됩니다. 쓰는 사람이 편하게 일한 순서대로 작성하는 것이 아닌 읽는 사람이 편하게끔 용건과 이유 및 근거 순으로 일목요연하게 작성하는 것이죠.

4. 카테고리 : 대형마트 방식으로 분류하라

대형마트에서 케첩을 찾는다고 가정해봅시다. 그럼 여러분은 바로 소스류가 있는 곳으로 가면 될 것입니다. 이렇게 카테고리로 분류되어 있으면 소비자는 보다 쉽고 편하게 자신이 원하는 것을 찾을 수 있습니다.

보고서도 이렇게 대형마트처럼 카테고리화하는 것이 중요합니다. 카테고리를 분류해서 작성함으로써 읽는 사람이 원하는 정보를 바로바로 찾아 읽을 수 있게 하는 것이 효율적입니다.

이러한 카테고리는 중복과 누락을 방지할 수 있다는 점에서 더욱 효과적입니다. 보고서를 작성할 때 비슷한 수준 6-7개는 3-4개로 카테고리화하는 것이 쓰는 사람과 읽는 사람 모두의 집중력을 흐트러뜨리지 않을 수 있는 방법입니다.

5. 개조식 : 조각이 아니라 구조를 보여줘라

보고서는 서술식이 아니라 개조식으로 쓰는 것이 더 효율적일 때가 있습니다. 개조식은 문장으로 서술하는 방식이 아닌 숫자와 로마자, 혹은 부호( -, ◆, ○)를 사용해 종결어미를 생략하는 방식입니다.

이렇게 개조식으로 쓰면 보고서를 조금 더 키워드 중심으로 시각화 · 구조화함으로써 읽는 사람이 보다 쉽고 빠르게 핵심을 파악할 수 있습니다.

6. 직관성과 설득력 : 읽는 글과 보는 글의 차이

보고서가 직관적이어야 하는 이유는 보고서는 '읽는 글'이 아니라 '보는 글'이기 때문입니다. 상사는 보고서를 보통 앉아서 차분히 읽지 않습니다. 회의실에서 혹은 보고자가 앞에 있는 상황에서 보게 됩니다. 말 그대로 읽는 것이 아니라 '보게' 되는 것이죠. 따라서 내용을 바로 파악할 수 있게끔 보고서는 직관적이어야 합니다.

보고서를 직관적이게 만들기 위해 글씨체, 글자색, 글자 크기를 손볼 뿐만 아니라 통계자료나 시각자료를 활용하면 좋습니다. 한 눈에 내용을 먼저 보여주는 것이 중요하죠.

잘 쓴 보고서 사례 : 청와대 보고서

지금까지 한 번에 통과되는 보고서 작성법 6가지를 알아봤습니다. 그렇다면 잘 작성된 보고서는 실제로 어떨지 사례를 접해보는 시간을 가지려 합니다. 가장 체계가 잡힌 보고서인 청와대 보고서를 보면서 실전 감각을 키워보겠습니다.

◆ 피래미(FiReMe) 구성법과 보고서 목차 체크리스트

피래미 구성법은 보고서의 길고 짧은 정도에 상관없이 모든 보고서에 적용할 수 있는 구성법입니다. 여러분이 보고서 쓰는 것이 어려운 이유는 단어가 생각나지 않아서나 문장을 만들기 어려워서가 아닐 것입니다. 오히려 가장 어려운 것은 어떤 흐름으로 구성하느냐의 문제입니다. 피래미 구성법은 여러분의 이러한 문제를 해결하기 위한 보고서 작성법입니다.

첫번째 Fishing에서는 가장 중요한 Why에 대해 설명합니다. 왜 이 사업을 하는지 또는 왜 이 보고를 하는지 설명함으로써 독자에게 보고서를 읽어야 할 이유를 설득합니다. 구체적으로는 제목, 개요, 배경, 목적 등의 목차로 구성합니다.

두번째 Reasoning에서는 정확성과 신뢰성을 바탕으로 구체적인 How에 대해 설명합니다. 이 단계에서는 보고서의 세부적인 내용을 서술하면 되겠습니다. 구체적으로는 현황과 문제점 혹은 원인, 그리고 해결방안으로 구성합니다.

세번째 Message에서는 독자에게 마지막으로 결정 혹은 판단을 요구합니다. 보고서의 경우 독자는 대부분 의사결정권자이기 때문에 보고서에서 그동안 이해한 내용을 바탕으로 무엇을 결정해야 할지 마지막으로 메시지를 전달하는 것입니다. 구체적으로는 기대효과 혹은 조치사항을 서술합니다.

◆ '잘 쓴 보고서 예시' 심층분석

지금까지 피래미 구성법과 목차 체크리스트에 대해 알아봤습니다. 이제 '잘 쓴 보고서 예시'를 더 심층적으로 분석함으로써 피래미 구성법이 실제로 어떻게 쓰이는지 확인해보겠습니다.

'잘 쓴 보고서 예시'에서는 가장 먼저 제목과 개요가 등장합니다. 이후 추진배경을 서술하여 Fishing에서 다뤄야 하는 보고서의 Why를 설명합니다. 그리고 현황 및 문제점에서 구체적인 현 상황을 짚어주고, 해결방안에서 어떻게 목표와 현실 사이의 차이를 줄일 수 있을지 설명합니다. 이는 피래미 구성법에서 Reasoning이라고 볼 수 있습니다.

마지막으로 기대효과와 조치사항을 통해 의사결정권자에게 메시지를 전달합니다. 과제를 실행하였을 때 나타날 결과를 예측하고, 실제로 어떻게 실행해야 할지 구체적인 사항을 전달하는 것입니다. 이는 결국 피래미 구성법 상으로 Message라고 볼 수 있습니다.

여전히 보고서만 생각하면 한숨이 나오신다면?

본 강의에서는 글을 잘 쓰기 위한 구성 원리부터 보고서 종류별 작성 요령, 그리고 업무 현장에 쓰이는 모든 비즈니스 글쓰기까지 다루는데요. 이론으로만 배울 수 없으니 실무에 즉각 적용 가능하도록 직무/상황별 글쓰기 실습과 실무활용도 200% 자료집까지 제공하니 놓치지 마세요!

패스트캠퍼스의 글쓰기 강좌가 특별한 이유는 바로 이 분 덕분입니다. 본 강좌의 강사님이신 백승권님은 청와대 행정관 출신으로 유퀴즈 '문서의 신'편에 출연하신 분이신데요. 직장인 필독서 [보고서의 법칙] 까지 집필하신 분이라니 백승권 강사님과 함께라면 보고서 마스터 할 수 있겠죠?!

뿐만 아니라 패스트캠퍼스 글쓰기 강좌에서는, 쌓여있는 보고서 때문에 혼자 답답해하지 마시라고 질의응답 게시판까지 마련해놨습니다.
열심히 랜선 사수님과 보고서 작성법 배워서 보고서 한 큐에 통과시키고 칼퇴하시길 바라겠습니다!

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