구글 스프레드시트

엑셀로는 못 하는 구글 스프레드시트 사용법 N가지

많은 회사들이 엑셀과 작별한 이유는 거의 같습니다. 구글 스프레드시트는 실시간 협업에 최적화되어 있기 때문이죠. PC에 ‘최종.xlsx’, ‘최최종.xlsx’, ‘최최최종.xlsx’ 같은 파일들을 저장하고 매번 전송할 일 없이 “보고서 방금 수정해 뒀어요.” 라든지 “매주 월요일 여기 접속해서 데이터 확인하세요.”라는 말 한 마디면 된다니, 이 얼마나 멋진 업무 혁신인가요!

협업 기능 외에, 구글 스프레드시트 안 써본 사람은 있어도, 한 번만 써보고 마는 사람은 없는 이유를 6가지만 더 알려드릴게요.

1) 접근성이 너무나 강력합니다
인터넷 연결만 되어 있다면 누구나 무료로 사용할 수 있기 때문이죠. 별도의 설치 프로그램이나 비용 결제가 필요하지 않고, 스마트폰이나 태블릿에서도 편집이 가능합니다.

2) 저장할 필요가 없습니다
기본적인 구글 시트 사용법은 엑셀과 거의 비슷합니다. 다만, 구글 스프레드시트에는 자동저장기능이 있어서 표를 작성하다가 실수로 창을 닫아버려도 놀랄 필요가 없습니다. 작성했던 문서는 언제든 나의 구글 스프레드시트 홈에서 열어볼 수 있으니까요.

3) 버전 관리가 편리합니다

계속해서 최신 버전으로 자동 저장된다면 이전 데이터들은 확인할 수 없는 것이 아닌가? 라고 생각하실 수도 있습니다. 구글 스프레드시트에는 ‘버전 기록’이라는 메뉴가 있어서 이전 버전으로 복구가 가능하며. 여러 명의 편집자들 중 누가, 어떤 부분을 언제 수정했는지도 확인할 수 있습니다. 필요하다면 엑셀 파일로 변환하여 보관도 가능합니다.

4) 데이터 공유도 편리합니다
구글 스프레드시트를 사용한다면 앞으로는 ‘저장’, ‘다른이름으로 저장’보다 ‘공유’ 메뉴를 사용할 일이 더 많을 것입니다. 공유 방법은 간단합니다. 공유 버튼 클릭 후, 상대방의 구글 계정을 입력하거나, 메신저 등으로 구글 스프레드시트 링크를 보내면 됩니다. 상대방에게 뷰어, 댓글작성자, 편집자 같은 다양한 권한을 지정할 수도 있습니다.

5) 데이터를 실시간으로 가져옵니다
구글 시트 사용법을 몇 가지 익히다보면 반하게 되는 기능이 바로 Import 기능입니다. 구글 스프레드시트는 외부에 있는 데이터를 자동으로 불러오는 기능이 탁월합니다, 매번 일일이 데이터를 ‘복붙’할 필요가 없고, 연결된 원본 데이터와 나의 데이터가 실시간으로 동기화되기 때문에 매번 수작업을 할 필요가 없습니다.

6) 단순 반복 작업을 대신 해줍니다
이벤트 당첨자 선정처럼 데이터를 활용하는 각종 단순 작업들은 구글 스프레드시트의 확장 프로그램들을 사용하면 자동화되는 것들이 정말 많습니다.

출처: [구글 스프레드시트 홈페이지] https://www.google.com/intl/ko_kr/sheets/about/

칼퇴를 불러오는 구글 스프레드시트, 지금 한 번 열어보세요!

위 링크를 통해 구글 스프레드시트 메인 화면으로 이동해 ‘Sheet로 이동’ 버튼을 클릭해 보세요. ‘새 스프레드 시트 시작하기’를 선택하면 구글 스프레드시트 메인 화면을 확인할 수 있습니다. 데이터를 입력해보고, 이런 저런 메뉴들을 살펴보면서 엑셀과의 공통점과 차이점을 살펴보세요.

그렇다면 구글 스프레드시트 확장 프로그램이 어떤 기능이 있는지 궁금하실 텐데요. 업무 효율을 확 높여주는 대표적인 구글 시트 사용법 세 가지를 알려드릴게요.

1. 엑셀로는 못하는 구글 시트 사용법 1.

구글 스프레드시트를 오래 사용하다보면 느끼는 한 가지 문제점을 꼽으라면 모바일 편의성일 겁니다. 작은 모바일 화면으로는 구글 스프레드시트의 데이터를 한 눈에 볼 수도 없을 뿐 아니라, 데이터를 입력하고 편집하는 것 또한 PC보다 몇 배로 불편하기 때문입니다.

모바일에서도 데이터를 잘 사용하기 위해 탄생한 것이 바로 구글 스프레드시트 앱시트(AppSheet)입니다. 구글 앱시트는 세상에 단 하나뿐인 우리 회사(팀)만을 위한 업무 앱이라고 이해하시면 됩니다. 앱시트는 외근이 잦은 업무 뿐 아니라 제조업이나 유통, 물류업 현장에 종사하는 분들에게 특화되어 있습니다. 앱시트는 구글 스프레드시트보다 반응속도도 빠르며, 안드로이드와 애플 기반 모바일 기기에 맞춰 최적화된 화면을 보여줍니다. 모바일에서의 데이터 입력도 이전보다 훨씬 편하게 할 수 있습니다.

그런데 이 멋진 앱을 코딩 없이 만들 수 있다면 믿어지시나요? 구글 스프레드시트에서 담고 싶은 데이터와 틀을 만든 후, 도구(Tools) 메뉴에서 AppSheet라는 기능을 클릭하면 앱 생성 작업이 시작됩니다. 화면 오른쪽에 미리보기 기능이 있어 앱시트가 어떤 형태로 구현될지도 실시간으로 볼 수 있습니다. 앱시트는 누구나 만들 수 있지만 어떤 데이터를 어떻게 보여주고 싶은지에 대한 기획이 필요하며, 구글 스프레드시트 함수에 대한 기본적 이해가 있으면 더 좋습니다.

구글 앱시트(AppSheet)는 앱 기획자나 개발자에게도 유용합니다.
앱을 막 만들기 시작했을 때는 막연히 문서로만 존재하는 기획을 사람들에게 설명하기 어렵습니다. 또 이를 위해 따로 개발을 하기에도 자원이 낭비되죠. 이럴 때에도 앱시트를 활용하면 좋습니다. 코딩 없이도 원하는 디자인과 내용을 담아 프로토타입 형태의 앱을 만들 수 있기 때문입니다.

엑셀로는 못하는 구글 시트 사용법 2.
24시간 일하는 나만의 비서, 앱스스크립트

여러분의 업무에는 단순업무의 비중이 어느 정도 되나요?

그 단순 업무들 중 컴퓨터가 대신해줄 수 있는 업무는 얼마나 될까요?

만약 지금 업무에서 구글문서, 구글 스프레드시트, 구글 프레젠테이션, 구글 설문지를 등 구글 워크스페이스(G Suite)를 사용한다면 의외로 자동화할 수 있는 업무가 많이 있습니다. 당연히 사람이 하는 것보다 빠르고 정확하며, 컴퓨터를 켜서 버튼을 누르지 않아도 설정해둔 작동 조건에 맞춰 밤낮없이 일합니다. 여러분의 직급이 뭐든 간에 일 잘하는 빠릿빠릿한 비서가 하나 생기는 거죠. 그 비서의 이름은 앱스스크립트(Apps Script)입니다.

앱스스크립트는 다음과 같은 업무들을 수행할 수 있습니다.

- 이벤트 당첨자 선정하기
- SNS 팔로워 수 기록하기
- 일정 시간마다 데이터를 업데이트해 보고서를 생성하고 관련된 사람들에게 메일 전송하기
- 내가 원하는 증권정보를 가져오고, 매일매일 자동 업데이트되도록 하기
- 설문지 완료시 답메일(또는 문자) 보내고, 설문지 완료후 시트에 수식 넣기
- 설문지를 정해진 시간에만 열고 응답자 제한하기
- 구글캘린더에서 회의실 예약 현황 집계해서 회의실별 예약현황 확인하기
- 외근일지 작성 후 시작시간과 마침시간 자동으로 캘린더로 전송하기
- 휴가자나 주요 행사 일정을 시트에 저장하면 캘린더로 자동 전송되게 하기
- 매월 만족도조사를 실시하고 수집된 데이터를 바탕으로 자동으로 보고서를 만들어 PDF 변환 후 게시자에게 메일 보내기

구글 앱스스크립트는 자바스크립에 기반한 스크립팅 언어입니다. 별도의 설치 없이 브라우저에서 코드를 만들고 실행할 수 있으며, 액셀 매크로(VBA)보다 편리합니다. 물론, 앱시트와 달리 코딩이 필요하지만 다행히 공유되고 있는 스크립트들이 많아서 일일이 코드를 입력할 필요는 없습니다. 즉, 나에게 필요한 소스를 찾아 붙여 넣고, 수정할 부분들을 찾아서 바꾸면 되는 것입니다. 즉, 프로그래밍의 기본적 문법과 구조 정도만 알아도 구글 앱스스크립트를 내 것으로 만들 수 있습니다.

엑셀로는 못하는 구글 시트 사용법 3.
있어빌리티의 끝! 데이터 스튜디오

데이터 스튜디오는 비주얼만 놓고 보자면 인포그래픽과 비슷합니다. 무한한 행과 열이 반복되는 구글 스프레드시트를 한 장짜리 가독성 좋은 대시보드로 만들어 줍니다. 데이터 가독성을 높여주는 것은 물론, 다양한 차트, 컬러, 아이콘, 도형, 레이아웃 등을 이용해 데이터를 처음 보는 사람에게도 쉽게 이해시키기 좋습니다.
b 기능적인 면에서도 탁월합니다. 데이터 업데이트를 위해 차트 세팅을 매번 새로 할 필요가 없고, 보는 사람 역시 한 화면 안에서 모든 데이터를 쉽게 확인할 수 있으므로 여러 시트를 옮겨 다닐 일이 없습니다.

이렇게 훌륭한 데이터스튜디오는 무료인데다 코드나 쿼리를 알지 못해도 만들 수 있습니다. 데이터를 자주 다루는 분들, 특히 정기적으로 리포트를 만들고, 활용해야 하는 분들이라면 꼭 사용해 보아야 할 필수적인 툴입니다.

데이터 스튜디오로 만든 대시보드 샘플을 살펴보세요

구글 애널리틱스 대시보드

웹사이트 대시보드

전자상거래 PPC 대시보드

구글 Ads 개요 보고서

유튜브 채널 보고서

자, 여기까지 읽으신 분들이라면 구글 스프레드시트가 얼마나 다양한 데이터 시각화 도구를 제공하는지 알게 되셨을 겁니다. 여러분은 어떤 구글 시트 사용법을 활용해보고 싶으신가요?

첫 번째는 구글 스프레드시트만을 활용해 시각화하는 방법입니다. 여기 있는 기능들은 엑셀과 거의 유사하기 때문에 친숙합니다. 다른 별도의 툴을 사용하지 않아도 차트의 가독성을 향상할 수 있는 여러 가지 세부 설정들이 있습니다. 다루는 데이터 범위가 넓지 않고, 하나의 문서로 업무를 통일하고 싶은 경우 구글 스프레드시트 하나만 사용해도 괜찮습니다.

두 번째는 앞서 설명 드린 데이터 스튜디오입니다. 데이터스튜디오는 많은 데이터를 자주 확인해야 하고 보고해야 하는 분들께 맞춤입니다.

마지막 시각화 툴은 처음 살펴본 구글 앱시트입니다. 모바일에서 데이터를 확인하고 입력해야 하는 일이 많다면 구글 데이터스튜디오보다는 앱시트를 추천 드립니다.

지금 패캐머들이 읽고있는 BEST 아티클이 궁금하다면

업무생산성 아티클 더 보러가기 👉